Ochrana osobných údajov GDPR

Informácie k spracovávaniu osobných údajov

Týmto dokumentom si plníme informačnú povinnosť  v súvislosti so spracovávaním osobných údajov. Poskytujeme tu informácie o podmienkach spracúvania osobných údajov zákazníkov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“). V súvislosti s poskytovaním našich produktov a služieb získavame osobné údaje odberateľov tepla a iných zákazníkov a ďalších fyzických osôb (ďalej len „zákazníci“ alebo „zákazník“).

Informácie uvedené v tomto dokumente platia v prípadoch, keď spracúvame osobné údaje ako prevádzkovateľ. V prípade otázok alebo pripomienok týkajúcich sa ochrany osobných údajov sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu, a to e-mailom na adresu: info.tt@mhth.sk.

1. VÝKLAD ZÁKLADNÝCH POJMOV

Osobné údaje – sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

Dotknutá osoba – je identifikovaná alebo identifikovateľná fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú. Za dotknutú osobu sa považujú všetci zákazníci Trnavskej teplárenskej, a. s., ktorí sú fyzickými osobami (vrátane podnikateľov – SZČO).

Prevádzkovateľ – je subjekt, ktorý určuje podmienky spracúvania osobných údajov a zodpovedá za spracúvanie osobných údajov.

Sprostredkovateľ – znamená subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ môže poveriť sprostredkovateľa spracúvaním osobných údajov bez súhlasu dotknutej osoby, musí sa však presvedčiť o tom, že sprostredkovateľ poskytuje dostatočné záruky na zabezpečenie súladu spracúvania osobných údajov s GDPR.

Spracúvanie – predstavuje operácie/činnosti vykonávané s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, pričom nezáleží na tom, či sa vykonávajú automatizovane alebo manuálne.

Právny základ  – odôvodnenie zákonnosti spracúvania osobných údajov. Spracúvanie je zákonné, ak ich spracúvanie je nevyhnuté podľa osobitného predpisu a nevyhnuté na ochranu života a zdravia dotknutej osoby a ochrany majetku prevádzkovateľa.

Účel spracúvania osobných údajov  –  cieľ, na ktorý sprostredkovateľ v mene prevádzkovateľa spracúva osobné údaje dotknutej osoby v informačných systémoch.

2. PREVÁDZKOVATEĽ VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť Trnavská teplárenská, a. s., so sídlom Coburgova 84, 917 42, IČO: 36 246 034, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sa, vložka č.: 10219/T (len „TAT“ v príslušnom gramatickom tvare), e-mail: info.tt@mhth.sk,  zákaznícka linka: +421 33 5553 111, www.tatas.sk spracúva osobné údaje zákazníkov v rozsahu a za podmienok uvedených v tomto dokumente a ako prevádzkovateľ zodpovedá za ich ochranu a spracúvanie. Pokiaľ právne predpisy neustanovujú inak, TT taktiež nesie zodpovednosť za spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľmi, ktorých na tento účel poverila.

3. PODMIENKY SPRACÚVANIA

V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania a právneho základu spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov:

a) identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, údaje z dokladov totožnosti, IČO, údaje o zápise v registri alebo inej evidencii);

b) kontaktné údaje (adresa trvalého bydliska, adresa miesta podnikania, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, faxové číslo, e-mailová adresa);

c) údaje o bankovom spojení;

d) informácie o odbernom mieste (adresa odberného miesta, kategória odberného miesta, číslo miesta spotreby);

e) informácie o spotrebe;

f) informácie o fakturovaných alebo inkasovaných sumách;

g) informácie o využívaní produktov (najmä druh využívaných produktov, spôsob využívania produktov, informácie o plneniach poskytnutých zo zmluvy);

h) iné údaje poskytnuté zákazníkom v súvislosti s využívaním produktov, riešením zákazníckych požiadaviek, reklamácií alebo v rámci inej komunikácie;

ch) pridelené identifikátory (číslo odberného miesta);

i) informácie o interakcii a spätnej väzbe zákazníka (prezretie určitej ponuky, prejavenie záujmu o určitý produkt, skúsenosti s produktom, požiadavky, sťažnosti, reklamácie);

j) ďalšie údaje potrebné na plnenie zákonných požiadaviek a obhajovanie, uplatňovanie a preukazovanie právnych nárokov.

Osobné údaje zákazníkov používame, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy resp. v rámci predzmluvných vzťahov, ak nám ich použitie ukladajú právne predpisy, ak je to nevyhnutné na ochranu našich oprávnených záujmov alebo ak nám zákazníci udelili platný súhlas. Zákazník ako dotknutá osoba má právo súhlas kedykoľvek odvolať. V takom prípade prestaneme osobné údaje používať a ak neexistuje iný právny základ pre ich použitie alebo uchovávanie, bez zbytočného odkladu ich zlikvidujeme.

Doba spracúvania osobných údajov je vymedzená trvaním zmluvného vzťahu a zároveň vychádza z príslušných právnych predpisov. Po ukončení zmluvy osobné údaje naďalej uchovávame a spracúvame na účely plnenia zákonných povinností a našich oprávnených záujmov, a to v súlade s registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom až po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu, pokiaľ v budúcnosti nevznikne odôvodnená potreba uchovávať údaje dlhšiu dobu (napr. v prípade súdneho konania). Osobné údaje budú použité len na splnenie účelov spracúvania pretrvávajúcich aj po ukončení zmluvného vzťahu a nebudeme ich používať iným spôsobom.

V rámci plnenia povinností ustanovených právnymi predpismi spracúvame osobné údaje (vrátane ich poskytovania iným subjektom) najmä na nasledujúce účely:

  • riešenie súdnych sporov (zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, zákon č. 162/2015 Z. z. Správny súdny poriadok a súvisiace predpisy),
  • poskytovanie informácií potrebných na zistenie skutkového stavu (zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok a súvisiace predpisy),
  • riešenie exekúcií (zákon č. 59/2018 Z. z. Exekučný poriadok),
  • konkurzy a reštrukturalizácie (zákon č. 7/2005 Z .z. o konkurzoch a reštrukturalizáciách),
  • správa registratúry – evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečenie ich vyraďovania (zákon č. 395/2002 Z .z. o archívoch a registratúrach),
  • riešenie správnych konaní (zákon č. 71/1967 Zb. správny poriadok a súvisiace predpisy),
  • konanie o priestupkoch (zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch a súvisiace predpisy),
  • riešenie reklamácií (zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa),
  • vybavovanie žiadostí dotknutých osôb o uplatnenie práv podľa GDPR a Zákona,
  • oznámenie porušenia ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR a Zákona,
  • spracovanie účtovných dokladov (zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty),
  • správa daní (zákon č. 563/2009 Z. z. Daňový poriadok, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov),
  • plnenie príslušných zákonných alebo regulačných požiadaviek v osobitných prípadoch podľa ďalších právnych predpisov.

Osobné údaje sú poskytované orgánom verejnej moci a ďalším oprávneným osobám podľa príslušných právnych predpisov. Ide najmä o súdy, advokátov, exekútorov, notárov, správcov konkurznej podstaty, orgány činné v trestnom konaní, správcu dane, banky, okresné úrady, Úrad na ochranu osobných údajov SR,  Slovenskú obchodnú inšpekciu.

Oprávnený záujem predstavuje základ pre spracúvanie osobných údajov vtedy, keď sledujeme určité pre nás dôležité záujmy, pričom spracúvanie osobných údajov sa vyžaduje na ochranu a plnenie týchto záujmov. Keďže sa na použitie údajov zákazníkov nevyžaduje udelenie predchádzajúceho súhlasu, spracúvanie osobných údajov sa musí uskutočňovať primeraným spôsobom, ktorý môžu dotknuté osoby očakávať v súvislosti so vzťahom voči TAT a tak, aby nedochádzalo k nadmernému zásahu do záujmov a základných práv dotknutých osôb. Na tieto účely sú osobné údaje spracúvané v nasledujúcich prípadoch:

a) Evidencia žiadostí dotknutých osôb o uplatnenie práv. Spracúvané sú kategórie osobných údajov podľa bodu 3. písm. a) b), h), a to po dobu 5 rokov od vybavenia žiadosti.

b) Uplatňovanie, obhajovanie a preukazovanie právnych nárokov (napr. na vymáhanie pohľadávok, náhrady škody, vydanie bezdôvodného obohatenia). Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 3. písm. a) – i) Doba uchovávania sa odvíja od zákonných premlčacích lehôt. Pokiaľ neexistuje odôvodnený predpoklad dlhšieho uchovávania v konkrétnom prípade, sú údaje zlikvidované po uplynutí 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.

c) Evidencia došlej a odoslanej korešpondencie. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 3. písm. a) – b). Doba uchovávania predstavuje 5 rokov od prijatia resp. odoslania korešpondencie.

d) Správa a evidencia zmlúv a iných dohôd. Spracúvané sú kategórie osobných údajov podľa bodu 3. písm. a) – d), i) v závislosti od konkrétneho dokumentu. Údaje sú uchovávané najdlhšie 10 rokov od ukončenia zmluvy.

e) Identifikácia a riešenie anomálií v procesoch a systémoch týkajúcich sa zákazníka. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 3. písm. a), b), d), e) – j). Osobné údaje sú spracúvané počas trvania zmluvného vzťahu zákazníka a TAT.

f) Štatistické účely. Spracúvajú sa adresné údaje a údaje týkajúce sa zmluvného vzťahu s TAT, a to len v odôvodnených prípadoch a v nevyhnutnej miere, pričom výstupy obsahujúce štatistické údaje neobsahujú osobné údaje. Údaje sú spracúvané počas prípravy štatistických údajov.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov sa vyžaduje, pokiaľ spracúvanie nie je možné uskutočniť na niektorom z vyššie uvedených právnych základov. Zákazník ako dotknutá osoba môže súhlas vyjadriť písomne alebo ústne. Musí byť slobodný (dotknutá osoba nesmie byť nútená ho udeliť) a dobrovoľný. Udelený súhlas možno kedykoľvek odvolať, a to rovnako jednoduchým spôsobom, akým bol súhlas poskytnutý (čo však neznamená, že musí ísť nevyhnutne o totožný spôsob). Ak dôjde k odvolaniu súhlasu, osobné údaje nesmú byť ďalej spracúvané a musia sa zlikvidovať (za predpokladu, že neexistuje iný účel spracúvania založený na inom právnom základe). Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred odvolaním súhlasu.

TAT získava osobné údaje predovšetkým priamo od zákazníkov ako dotknutých osôb Ak je potrebné získať osobné údaje od inej fyzickej osoby, požadujeme predchádzajúci písomný súhlas dotknutej osoby, pokiaľ právne predpisy neustanovujú inak.

Zákazník ako dotknutá osoba má právo:

  • kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov,
  • získať od TAT potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa ho týkajú, a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom, informácie o spracúvaní osobných údajov a kópiu údajov,
  • aby TAT bez zbytočného odkladu opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa ho týkajú,
  • právo na vymazanie tzn. právo dosiahnuť u TAT bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, a TAT je povinná bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak sú splnené podmienky ustanovené v čl. 17 GDPR,
  • na obmedzenie spracúvania osobných údajov v prípadoch ustanovených v čl. 18 GDPR,
  • právo na prenosnosť údajov tzn. právo získať osobné údaje, ktoré sa ho týkajú a ktoré poskytol TAT, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú splnené podmienky uvedené v čl. 20 GDPR,
  • kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jeho konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa ho týka, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu vrátane namietania proti profilovaniu,
  • právo na to, aby sa naňho nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa ho týkajú alebo ho podobne významne ovplyvňujú,
  • právo domáhať sa ochrany svojich práv na príslušnom súde v zmysle čl. 78 GDPR,
  • právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa domnieva, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týka, je v rozpore s GDPR. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel.: +421 2 3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

 4. MOŽNOSTI UPLATNENIA PRÁV

S cieľom chrániť práva zákazníkov a predchádzať prípadnému zneužitiu či úniku osobných údajov je možné práva dotknutej osoby uplatniť len nasledujúcimi spôsobmi:

  • osobne v sídle TAT
  • poštovou zásielkou zaslanou na adresu sídla alebo doručenou do podateľne TAT
  • e-mailom na adrese: info.tt@mhth.sk

Pre akceptovanie žiadosti o uplatnenie práv je nevyhnutné dostatočne identifikovať žiadateľa a zrozumiteľne a jasne špecifikovať predmet žiadosti. V opačnom prípade bude žiadosť zamietnutá.

V prípade práva na prístup k údajom, práva na prenosnosť a práva na výmaz údajov, ktorých zneužitie by mohlo mať zásadný dopad na práva a slobody dotknutej osoby, požadujeme, aby bol podpis žiadateľa na žiadosti zasielanej poštou alebo doručenej do podateľne úradne overený resp. aby žiadosť zasielaná emailom bola podpísaná kvalifikovaným elektronickým podpisom žiadateľa. Pri osobnom podaní žiadosti tieto podmienky nemusia byť splnené, nakoľko si totožnosť overíme z predloženého dokladu totožnosti.

Ak právo dotknutej osoby uplatňuje na základe plnej moci iná osoba, požadujeme predloženie originálu plnej moci s úradne overeným podpisom splnomocniteľa, pričom plná moc nesmie byť staršia ako 6 mesiacov.

Verzia: máj 2021